Tablófotózási adatkezelési tájékoztató

1. Ki kezeli az adatokat?

Bergics Balázs egyéni vállalkozó (Bergics Balázs Fotográfia). Székhely: 7626 Pécs, Vöröskereszt utca 39. Nyilvántartási szám: 31359886; adószám: 66059527-1-22. E-mail: hello@bergicsbalazs.hu; telefon: +36 30 520 8614.

Ez a tájékoztató a tablófotózásban részt vevő diákok, szülők, törvényes képviselők, tanárok és osztálykapcsolattartók adatairól szól. A szükséges adatokat a résztvevő, a képviselője vagy az osztály szervezésében közreműködő jogosult személy adja meg; a képválasztásokat, rendelési és teljesítési adatokat a fotós és a rendszer is rögzíti.

2. Miért van szükség a regisztrációs adatokra?

A nevet, e-mail-címet, osztályt és szerepkört a fiókhoz, az azonosításhoz és a kapcsolattartáshoz használjuk. A születési dátum azt segít eldönteni, hogy szükséges-e szülői nyilatkozat, és ki adhat önálló marketingengedélyt. A nem mező a rendszerben a megszólítást és a sminkfoglalási lehetőséget szolgálja. A jelszót a hitelesítési szolgáltató kezeli; a fotós nem látja olvasható formában.

A foglalásokat, képválasztásokat, rendeléseket, fizetési és átadási állapotokat a szolgáltatás megszervezéséhez és teljesítéséhez kezeljük. A számlázási név és cím a számlakiállításhoz kell. A szükséges adatok hiánya akadályozhatja a regisztrációt, foglalást, számlázást vagy a megrendelés teljesítését.

3. Milyen alapon kezeljük az adatokat?

Szerződés teljesítése: a regisztráció, foglalás, képválasztás, rendelés, kapcsolattartás és átadás szükséges adatai a GDPR 6. cikk (1) b) pontja alapján kezelhetők.

Jogi kötelezettség: a kötelező számlázási és adózási adatkezelés alapja a GDPR 6. cikk (1) c) pontja.

Hozzájárulás és képmásengedély: a fotózási nyilatkozat a képmás elkészítését és a meghatározott felhasználást engedi; erre a Ptk. 2:48. §-a is vonatkozik. A hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) a) pontja. A marketinghez külön engedély kell.

Jogos érdek: a nyilatkozatokat, szerződésverziókat és a szükséges ellenőrzési naplókat az engedélyek, teljesítések és jogi igények igazolására, valamint a visszaélések megelőzésére őrizzük meg a szükséges körben, a GDPR 6. cikk (1) f) pontja alapján. Ez ellen tiltakozni lehet. A szerződéshez szükséges adatkezelés és az önkéntes hozzájárulás külön célokat szolgál.

Rendelési bizonyítékok: a szerződéselfogadást, a képválasztást, a megrendelt tételeket és a szükséges jóváhagyásokat a teljesítéshez, illetve az esetleges jogi igények igazolásához rögzítjük és a fenti jogalapok szerint kezeljük. Ezek megőrzése nem jelent automatikus felhatalmazást a teljes műtermi beszélgetés hangrögzítésére.

4. Mit tartalmaz és ki láthatja a szülői nyilatkozatot?

A nyilatkozat a gyermek és a törvényes képviselő azonosító és kapcsolattartási adatait, a képviseleti és szerződéses nyilatkozatot, dátumokat és aláírásokat, valamint az esetleg megadott külön marketingengedélyt tartalmazza. Személyi okmány másolatát nem kérjük.

A feltöltött iratot a diák, az illetékes fotós admin és az adott osztály kijelölt kapcsolattartója érheti el az ellenőrzéshez. Más osztály tagjai és nyilvános látogatók nem férhetnek hozzá. A jóváhagyást, annak időpontját és a marketingnyilatkozat ellenőrzésének eredményét a rendszer rögzíti.

5. Ki fér hozzá a képekhez és a tablóhoz?

A saját képekhez a jogosult fiókok férhetnek hozzá. A kiválasztott csoportképet az azon szereplő jogosult diákok is megkapják. Csoportkép csak akkor kerül megrendelt, retusálandó képként rögzítésre, ha minden szereplő a helyszínen jóváhagyta a kiválasztását.

Grafika - Perutek Adél: a tablóra kiválasztott képeket, a tablóra kerülő neveket és az elkészítéshez szükséges iskola- és osztályadatokat kapja meg a tabló és a kistabló elkészítéséhez.

Fotólabor és nyomtatás - XPress Digital: az előállításhoz szükséges képfájlokat, nyomtatási méreteket, darabszámokat és azonosítókat kapja meg.

Keretezés és üvegezés - Üvegkovács: keretjavaslathoz megtekinti a kistablót, majd átveszi a kinyomtatott 80 × 120 cm-es tablót keretezésre és üvegezésre. Így a rajta látható fényképeket és feliratokat is látja.

A grafikusnak, a fotólabornak és a keretezőnek e feladatokhoz nem adjuk át a születési dátumot, a szülői iratot vagy a diák számlázási adatait. Az elkészítéshez átadott adatok nem jelentenek számukra marketingengedélyt.

A tabló az iskola részére készül, és az iskola épületében kifüggeszthető. Az iskola saját adatkezeléséért és esetleges további közzétételéért önállóan felel. Az átadott kistablókat és csoportképeket más jogosult megrendelők is láthatják.

Iskolai átadás: az érintett iskola vagy igazolt képviselője kérésére a tablóra kiválasztott portrék, a hozzájuk tartozó tablónevek és a tabló digitális változata kerül az iskolához, iskolai emlékanyagok készítése és az iskola bemutatása céljából. E körben más egyéni képet, nyers fájlt, számlázási adatot, születési dátumot vagy szülői iratot nem adunk át.

Az iskola saját további adatkezeléséért és közzétételéért önálló adatkezelőként felel, és biztosítja azok jogalapját, valamint a szükséges tájékoztatást. A fotós a saját adattovábbításának jogszerűségéért felel. Az iskolai kérés vagy az iskolai jogviszony önmagában nem helyettesíti a megfelelő jogalapot.

6. Mi látható a műtermi diavetítésben?

A retusálásra kiválasztott képekből a műterem várótermében, a fotózások idején diavetítés fut. A képeket az osztály jelen lévő tagjai, külön tanári fotózáskor pedig a helyszínen tartózkodó tanárok is láthatják.

A diák a helyszínen jelezheti a fotósnak, ha nem szeretné, hogy a képei szerepeljenek a vetítésben. Ilyenkor a képei kimaradnak; ez nem befolyásolja a fotózást vagy a megrendelés teljesítését. A helyszíni vetítés nem jelent internetes közzétételt vagy marketingengedélyt.

7. Milyen informatikai és fizetési szolgáltatókat használunk?

DotRoll: a weboldal tárhelyét biztosítja, és a tárhelyen kezelt adatokhoz az üzemeltetéshez szükséges körben férhet hozzá. Google / Gmail: a levelezéshez használjuk; a feladó és címzett neve, e-mail-címe, az üzenetek és mellékleteik kerülhetnek hozzá. Nyilvános kapcsolattartási címünk: hello@bergicsbalazs.hu.

Supabase: a fiókok hitelesítését, az adatbázist és a kapcsolódó adattárolást biztosítja. A projekt elsődleges adatbázis-régiója Frankfurt (EU). SmugMug: a teljes felbontású képek galériájához és letöltéséhez használjuk.

Barion: a bankkártyás fizetést kezeli; a kártyaadatokat a fotós nem kapja meg. Számlázz.hu: a számlák kiállítását és kezelését szolgálja, ehhez a szükséges számlázási és rendelési adatokat kapja meg. A fizetési és számlázási szolgáltatók saját kötelező adatkezeléseire a saját tájékoztatójuk is irányadó.

A nemzetközi informatikai szolgáltatók működése során az Európai Gazdasági Térségen kívüli hozzáférés vagy adattovábbítás is felmerülhet; az EU-s adatbázis-régió önmagában nem zárja ezt ki. Az ilyen továbbításokhoz a GDPR V. fejezete szerinti jogalap és garancia szükséges, például megfelelőségi határozat vagy általános szerződési feltételek. A szolgáltatók tájékoztatói az alábbi hivatkozásokon érhetők el; az adott adatkezelésre alkalmazott garanciákról és azok másolatának elérhetőségéről a hello@bergicsbalazs.hu címen kérhető tájékoztatás.

8. Meddig maradnak meg az adatok és a képek?

Ki nem választott nyers képek: a rendelés lezárásától számított 30 napon belül törlődnek. A ki nem választott nyers fájlok átadása nem része a szolgáltatásnak.

Kiválasztott képek: az átadástól számított legfeljebb 5 évig őrizzük meg őket. A teljes felbontású képek letöltése is ebben az időszakban marad elérhető.

Osztályfelület és egyéni utánrendelés: a végzős tanévet lezáró nyár július 30-ig érhető el. Ez a határidő a komplett osztályprojektre és az egyéni utánrendelésre vonatkozik; a teljes felbontású képek 5 éves letöltési időszaka ettől különálló.

Nyilatkozatok és szerződéses bizonyítékok: az engedélyek és jogi igények igazolásához szükséges iratokat és naplókat legfeljebb 5 évig őrizzük meg az adott nyilatkozattól, illetve a teljesítéstől számítva. Folyamatban lévő jogi eljárás esetén csak a szükséges adatokat és a szükséges, jogszerű ideig tartjuk meg.

Számlázási iratok: a kötelező adózási megőrzési idő végéig maradnak meg. Ennek kezdőpontját és hosszát az adott iratra vonatkozó adószabályok határozzák meg, főszabály szerint az adómegállapításhoz való jog elévüléséig (2017. évi CL. törvény 78. §). A projekt lezárása nem törli a kötelezően megőrzendő számlákat és bizonyítékokat.

A fiók és projekt egyéb személyes adatait a szolgáltatási cél megszűnése után töröljük vagy személyhez nem köthetővé tesszük, kivéve a fent meghatározott más célból szükséges adatokat. Az ötéves képelérhetőséghez csak az ehhez szükséges jogosultsági adatokat tartjuk meg. A marketingengedély külön határidejét a következő pont tartalmazza.

9. Mit jelent az önkéntes marketingengedély?

Sokat segít a munkámban, ha a képekkel én is bemutathatom a tablófotózást. Ehhez külön, önkéntes engedélyt kérek: a regisztráció, a fotózási részvétel és a szerződés elfogadása önmagában nem ad marketingengedélyt.

Az engedély egységesen a saját tablófotózási munkám bemutatására és reklámozására szól a honlapomon, közösségi médiafelületeimen (bejegyzésekben és hirdetésekben), valamint nyomtatott és digitális bemutató albumban, portfólióban. Nincs felületenként eltérő választás. A diák neve a marketingközzétételben nem szerepel.

A nagykorú diák a Képeim felületen adhat külön engedélyt. Kiskorúnál a szülői dokumentum marketingrészének IGEN jelölése és külön aláírása szükséges. Ha ezek hiányoznak, nincs szülői marketingengedély. A 18. születésnapjától a diák önállóan is hozzájárulhat.

A hozzájárulás a megadástól vagy aláírástól számított legfeljebb 5 évig, illetve a korábbi visszavonásig érvényes. Jogalapja a GDPR 6. cikk (1) a) pontja. A nyilvánosan megosztott képeket mások is láthatják és továbboszthatják; a közösségi platform saját adatkezelést is végez.

A visszavonást a hello@bergicsbalazs.hu címen bármikor, díjmentesen lehet kérni. Ekkor megszüntetem az új marketingfelhasználást, és intézkedem az ellenőrzésem alatt álló közzétételek eltávolításáról. A korábbi felhasználás jogszerűségét a visszavonás nem érinti. Az engedély hiánya vagy visszavonása nem akadályozza a fotózást, a rendelést és azok teljesítését.

10. Kamerás megfigyelés a műteremben

Megfigyelt területek: a műterem előszobájában, váróterében és fotózási helyiségében Xiaomi kamerák működnek. Az öltözőben és a mosdóban nincs kamera; az átöltözés ezekben a kameramentes helyiségekben történik.

Rögzített adatok és tárolás: a kamerák kép- és hangfelvételt rögzítenek. A felvételek a Xiaomi Home előfizetéshez kapcsolódó felhőszolgáltatásban 30 napig maradnak meg. Ez a kamerafelvételek külön megőrzési ideje; nem azonos a kiválasztott tablófotók 5 éves tárolásával.

Hozzáférés: a műterem részéről kizárólag Bergics Balázs jogosult a felvételek megtekintésére. A felvételek felhős tárolásához a Xiaomi Home szolgáltatást használjuk.

Vagyonvédelmi cél: lopás és rongálás megelőzése, valamint utólagos tisztázása.

A kamerák hangrögzítését nem tekintjük a rendelés igazolására automatikusan szükségesnek. A képválasztást és a megrendelést külön rögzítjük; a kamerás működés leírása önmagában nem igazolja a hang és a 30 napos tárolás szükségességét.

Előzetes tájékoztatás: a kamerás megfigyelés tényét kihelyezett tábla jelzi. A műterembe belépés önmagában nem jelent adatvédelmi hozzájárulást. A résztvevők a kamerás adatkezeléssel kapcsolatban is gyakorolhatják a GDPR szerinti jogaikat.

Érintetti kérelmek: a kamerás adatkezeléssel kapcsolatos tájékoztatás, hozzáférés és a GDPR feltételei szerinti törlés, korlátozás vagy tiltakozás a hello@bergicsbalazs.hu címen kérhető. Más személyek jogait a felvételekhez való hozzáférés biztosításakor is védeni kell.

11. Hogyan kérhet tájékoztatást, javítást vagy törlést?

A hello@bergicsbalazs.hu címen kérhető tájékoztatás és hozzáférés a saját adatokhoz, hibás adat javítása, valamint a GDPR feltételei szerint törlés, az adatkezelés korlátozása és adathordozhatóság. Jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozni lehet. A hozzájárulás bármikor visszavonható; ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

A kérelmekre főszabály szerint egy hónapon belül válaszolunk. Összetett kérelemnél a határidő a GDPR feltételei szerint legfeljebb további két hónappal hosszabbítható meg; erről és az okáról az első hónapon belül tájékoztatást adunk. Kötelező megőrzés vagy jogi igény miatt szükséges adatot nem lehet minden esetben azonnal törölni.

Panasz tehető a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; ugyfelszolgalat@naih.hu; www.naih.hu. Bírósági jogorvoslat is igénybe vehető. A rendszerben automatizált, joghatással járó döntéshozatal és profilalkotás nem történik.